Nieuwsbrief Declaratieverkeer Vrijgevestigde Psychotherapeuten
Nr. 10 – januari 2005
INHOUD
- Toelichting op het stoppen van het CAVP
- De overdracht: wat gaat er gebeuren?
- Gevolgen voor Psychotherapeuten en Zorgkantoren
- Waar meld ik mij met vragen/klachten?
Heeft u eerdere Nieuwsbrieven gemist? Vraag ze op via het bureau van de NVVP: [email protected] of, voor leden, zie het ledendeel van de website (www.NVVP.nl), het groene onderdeel ‘praktijkvoering’, en vervolgens ‘documenten’. Voor informatie aan niet leden zie op www.nvvp.nl bij ‘Lid worden’ de openingspagina. Op de website van de NVVP wordt ook een FAQ lijst geplaatst met antwoorden op veel gestelde vragen.
Toelichting op het stoppen van het CAVP
Zoals op de NVVP ledenvergadering van 15 december al is meegedeeld, heeft het bestuur van de NVVP begin december besloten dat het zich niet in staat acht om nog langer alleen de verantwoordelijkheid voor het CAVP te dragen. Dit heeft geleid tot gesprekken met ZN en het Ministerie van VWS en het besluit om de administratie van de vrijgevestigde psychotherapeuten binnen drie maanden over te dragen aan de zorgkantoren.
De achtergrond van deze beslissing is het wegvallen van de steun voor het systeem bij zorgkantoren en ZN. Daardoor zijn de overlevingskansen van het systeem zeer gering geworden. Daarnaast heeft het systeem in het eerste jaar te kampen gehad met technische problemen. Deze zijn voor een groot deel het gevolg van een sterke vervuiling van de RIAGG databestanden en grote afwijkingen tussen die bestanden. Dit heeft tot overlast en hoge kosten geleid.
Een aantal deelnemende zorgkantoren heeft eind 2004 laten weten zich per 1 januari 2005 terug te trekken. Dit voornemen is door deze zorgkantoren per brief aan de betreffende psychotherapeuten meegedeeld. Wij verzoeken de psychotherapeuten en toetsingscommissies in deze regio’s om de formulieren direct aan de betreffende zorgkantoren toe te zenden.
De beslissing om de administratie over te dragen aan de zorgkantoren betekent voor contractanten die in 2005 hun gegevens nog wel via het CAVP aanleveren een aantal veranderingen. Deze nieuwsbrief staat in het teken van de afbouw van het CAVP project en bewschrijft de komende veranderingen.
De overdracht: wat gaat er gebeuren?
Wat gebeurt er tot 1 februari 2005:
Voor alle betrokken partijen die gebruik maken van het CAVP systeem, blijft alles tot 1 februari a.s. onveranderd. Formulieren die reeds in het bezit zijn van de NAU worden nog door de NAU verwerkt. Dus ook formulieren waarbij om technische redenen een vertraging bij het verwerken is opgetreden (V-formulieren), worden nog door de NAU verwerkt.
Vanaf 1 januari 2005 ziet het schema van de CAVP activiteiten er als volgt uit.
|
Week |
|||||||||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
||
|
Producten: |
|||||||||||||||
|
Verwerken A-formulieren |
|||||||||||||||
|
Verwerken overige formulieren |
|||||||||||||||
|
Helpdesk |
|||||||||||||||
|
Voorbereiding overdracht |
|||||||||||||||
|
Overdracht naar zorgkantoren |
|||||||||||||||
|
Afronding project CAVP |
A-formulieren
Vanaf 1 februari:
De psychotherapeuten blijven de A-formulieren sturen naar de betreffende toetsingscommissie(s).
De toetsingscommissies sturen de door hun verwerkte A-formulieren naar de zorgkantoren.
De NAU verwerkt geen A-formulieren meer. Formulieren die na deze datum binnenkomen worden retour afzender gestuurd.
De zorgkantoren starten met het verwerken van de A-formulieren.
Vanaf 1 maart:
De NAU stopt met het terugsturen van binnengekomen A-formulieren naar de afzender.
De NAU sluit de helpdesk.
Vanaf 1 april:
De verwerking van de A-formulieren is overgedragen aan de zorgkantoren.
Declaraties
Vanaf 1 februari:
De NAU stuurt eind januari de laatste D-formulieren naar de psychotherapeut.
De NAU verwerkt de declaraties die tot 1 maart bij hen binnenkomen.
De NAU stuurt de facturen door naar de zorgkantoren, aan de hand van ingediende declaraties.
Vanaf 1 maart:
De psychotherapeuten sturen de D-formulieren naar de zorgkantoren.
De NAU verwerkt geen D-formulieren meer. Formulieren die na deze datum binnenkomen worden retour afzender gestuurd.
De NAU stopt met het wekelijks factureren.
De zorgkantoren starten met het verwerken van de D-formulieren.
Vanaf 1 april:
De verwerking van het declaratieverkeer is overgedragen aan de zorgkantoren.
De NAU stopt met het retourzenden van D-formulieren.
De NAU heeft eventuele creditaties uitgevoerd.
Verlengingsaanvragen
Vanaf 1 februari:
De psychotherapeuten blijven de V-formulieren sturen naar de betreffende toetsingscommissie(s).
De toetsingscommissies sturen de V-formulieren door naar de NAU.
De NAU verwerkt de V-formulieren (ook van 2004)
De NAU stuurt onvolledig ingevulde V-formulieren en V-formulieren waarvan geen A-formulieren bij de NAU aanwezig zijn, retour afzender. Deze V-formulieren moeten worden gestuurd naar de zorgkantoren.
Vanaf 1 maart:
De psychotherapeuten blijven de V-formulieren sturen naar de betreffende toetsingscommissie(s).
De toetsingscommissies sturen de door hun verwerkte V-formulieren naar de zorgkantoren.
De NAU verwerkt geen V-formulieren meer, die na deze datum binnenkomen. Formulieren die na deze datum binnenkomen worden retour afzender gestuurd.
De zorgkantoren starten met het verwerken van de V-formulieren.
Vanaf 1 april:
De NAU stopt met het terugsturen van binnengekomen V-formulieren naar de afzender.
De verwerking van de V-formulieren is overgedragen aan de zorgkantoren.
Overig
Vanaf 1 februari:
De NAU verwerkt de overige formulieren, bijv. de C-formulieren (mutaties), tot 1 maart.
Vanaf 1 maart:
De NAU verwerkt geen formulieren meer. Formulieren die na deze datum binnenkomen worden retour afzender gestuurd.
De zorgkantoren starten met het verwerken van de formulieren.
De NAU sluit de helpdesk.
Vanaf 1 april:
De verwerking van het declaratieverkeer is overgedragen aan de zorgkantoren.
Creditaties en overige openstaande verrekeningen
Door conversies van RIAGG bestanden en een aantal maatregelen die er in de loop van het jaar zijn doorgevoerd, kunnen er in een aantal gevallen onvolkomenheden in het declaratieverkeer zijn ontstaan. Om deze onvolkomenheden uit het CAVP te halen bent u eerder gevraagd om ontbrekende of onjuist gegevens te melden bij de NAU door middel van het aanleveren of aanvullen van cliëntenkaarten. Om de overdracht naar de zorgkantoren zo soepel mogelijk te laten verlopen wordt u nogmaals de mogelijkheid gegeven eventuele nog openstaande onvolkomenheden te melden bij de NAU. Indien ze zijn ontstaan in 2004 zal de helpdesk van de NAU deze tot 1 maart verwerken. Het betreft hier met name de volgende situaties:
- In de eerste helft van het jaar zijn er een aantal therapieën onterecht op individuele therapie gezet, terwijl het eigenlijk een relatietherapie, gezinstherapie of groepstherapie betreft. De huidige, in CAVP geregistreerde, therapie van een cliënt kunt u vinden op het facturatie overzicht dat u regulier van de NAU ontvangt.
- Door regionale afspraken is het voorgekomen dat op het A-formulier de datum van schrijven van het protocol ontbrak. Het protocol is dan ook niet vergoed. Om dit alsnog te verwerken kan de therapeut de ontbrekende gegevens aanleveren, zodat deze binnen CAVP wordt verwerkt.
Wij verzoeken u aan de openstaande verrekeningen tijdig, tenminste voor 15 februari, bij de NAU te melden zodat ze nog voor 1 maart kunnen worden verwerkt. Na de sluiting van de Helpdesk van de NAU wordt u verwezen naar het zorgkantoor voor vragen en opmerkingen over creditaties, openstaande verrekeningen of andere zaken met betrekking tot het declaratieverkeer. De zorgkantoren zullen uw verzoek dan verder afhandelen.
Gevolgen Psychotherapeuten en Zorgkantoren
De afbouw van CAVP heeft alleen gevolgen voor de zorgkantoren die deelnemen aan het CAVP. In de onderstaande tabel zijn deze zorgkantoren genoemd. De adressen van de zorgkantoren zullen op korte termijn op de website van de NVVP (www.nvvp.nl) worden gepubliceerd en worden meegeleverd met papieren versie van de nieuwsbrief. Op deze adressen kunnen de formulieren worden aangeleverd, volgens de hierboven aangegeven planning.
|
Zorgkantoor |
Zorgverzekeraar |
|
Apeldoorn/Zutphen e.o. |
Agis Zorgverzekeringen |
|
Flevoland (Almere) |
Agis Zorgverzekeringen |
|
t Gooi |
Agis Zorgverzekeringen |
|
Midden-IJssel |
OWM Salland Verzekeringen U.A. |
|
Utrecht |
Agis Zorgverzekeringen |
|
Noord-Holland Noord |
Univé Zorgverzekeraar |
|
Amsterdam |
Agis Zorgverzekeringen |
|
Zuid-Holland Noord |
Zorgverzekeraar Zorg en Zekerheid |
|
Amstelland en De Meerlanden |
Zorgverzekeraar Zorg en Zekerheid |
|
Haaglanden |
Nuts |
|
Midden-Holland |
Zorgverzekeraar Trias |
|
Waardenlanden |
Zorgverzekeraar Trias |
|
West-Brabant |
OZ Zorgverzekeringen |
|
Zuid-Hollandse Eilanden IJsselmeer |
OZ Zorgverzekeringen |
|
Zeeland |
CZ (Centrale Zorgverzekeraars) |
|
Zuid-Oost Brabant |
CZ (Centrale Zorgverzekeraars) |
|
Zuid-Limburg |
CZ (Centrale Zorgverzekeraars) |
De zorgkantoren die deelnemen aan het CAVP kunnen worden verdeeld worden in twee groepen, namelijk zorgkantoren met een eigen administratie en zorgkantoren zonder eigen administratie. De gevolgen voor psychotherapeuten en zorgkantoren worden hieronder voor beide gevallen behandeld.
Zorgkantoren zonder eigen administratie
De volgende zorgkantoren hebben eerder volledig gebruik gemaakt van CAVP en hebben nog geen eigen administratie opgezet:
|
Zorgkantoor |
Zorgverzekeraar |
|
Apeldoorn/Zutphen e.o. |
Agis Zorgverzekeringen |
|
Flevoland (Almere) |
Agis Zorgverzekeringen |
|
t Gooi |
Agis Zorgverzekeringen |
|
Utrecht |
Agis Zorgverzekeringen |
|
Amsterdam |
Agis Zorgverzekeringen |
|
Zuid-Holland Noord |
Zorgverzekeraar Zorg en Zekerheid |
|
Amstelland en De Meerlanden |
Zorgverzekeraar Zorg en Zekerheid |
AGIS
De zorgkantoren van AGIS zijn in gesprek met de NAU over continuering van de dienstverlening. Indien AGIS en de NAU hierover een akkoord bereiken dan zal er voor de psychotherapeuten, die een contract hebben met de betreffende zorgkantoren, en de betreffende toetsingscommissies niets wijzigen ten opzichte van de eerdere situatie. Indien AGIS en de NAU geen akkoord bereiken, dan zal een situatie ontstaan zoals in de volgende paragraaf beschreven. U wordt hierover verder geïnformeerd door AGIS en/of in de volgende NVVP nieuwsbrief.
Zorg en Zekerheid
De zorgkantoren van Zorg en Zekerheid zullen gefaseerd een eigen administratie moeten opzetten. Dit betekent dat ze per 1 februari A-formulieren moeten kunnen verwerken en per 1 maart ook de C, D, F en V-formulieren. Verder moet rekening gehouden worden met de volgende situaties:
- Een psychotherapeut declareert in maart een behandeling bij het ZK, waarvoor voor 1 februari een A-formulier of voor 1 maart een V-formulier is geregistreerd. De overdracht van de CAVP administratie vindt in de eerste week van april plaats, dus het is bij het ZK in maart nog niet bekend dat de behandeling al is aangemeld.
- Een psychotherapeut doet een verlengingsaanvraag, die in maart bij het ZK binnenkomt en waarvoor er voor 1 februari een A-formulier is geregistreerd. De overdracht van de CAVP administratie vindt in de eerste week van april plaats, dus het is bij het ZK in maart nog niet bekend dat de behandeling al is aangemeld.
- In februari wordt er een V-formulier ingediend bij de NAU, waarvoor er geen A-formulier is geregistreerd omdat deze mogelijk eerder in februari is ingediend. Het V-formulier wordt dan door de NAU geretourneerd naar de toetsingscommissie met het verzoek om het betreffende V-formulier aan het ZK te sturen. De kans dat dit optreedt is zeer gering.
In dergelijke gevallen wordt voorgesteld een voorschotregeling af te spreken met het zorgkantoor. Voorschotregelingen worden reeds veelvuldig gebruikt en Zorgverzekeraars Nederland adviseert dit ook als overbruggingsoplossing. Vaak wordt hierbij voor de optie gekozen dat declaraties ook worden uitbetaald als de bovengenoemde situaties optreden. Declaraties die achteraf onterecht zijn gebleken worden later verrekend. Voor vragen over voorschotregelingen kunt u contact opnemen met uw zorgkantoor.
Zorgkantoren met eigen administratie
Voor de zorgkantoren die een eigen administratie voeren zal er niet veel veranderen. Het betreft hier de volgende zorgkantoren:
|
Zorgkantoor |
Zorgverzekeraar |
|
Midden-IJssel |
OWM Salland Verzekeringen U.A. |
|
Noord-Holland Noord |
Univé Zorgverzekeraar |
|
Haaglanden |
Nuts |
|
Midden-Holland |
Zorgverzekeraar Trias |
|
Waardenlanden |
Zorgverzekeraar Trias |
|
West-Brabant |
OZ Zorgverzekeringen |
|
Zuid-Hollandse Eilanden IJsselmeer |
OZ Zorgverzekeringen |
|
Zeeland |
CZ (Centrale Zorgverzekeraars) |
|
Zuid-Oost Brabant |
CZ (Centrale Zorgverzekeraars) |
|
Zuid-Limburg |
CZ (Centrale Zorgverzekeraars) |
Zij zullen nu volledig afhankelijk zijn van de eigen administratie en geen beroep meer kunnen doen op de NAU. De formulieren zullen door toetsingscommissies en therapeuten direct aan hen worden gestuurd. Het betreft hier per 1 februari de A-formulieren (van de toetsingscommissie) en per 1 maart de C, D, F en V-formulieren. Vanaf 1 maart zullen er geen facturatie overzichten meer worden gestuurd door de NAU, maar zullen deze indien gewenst door de eigen administratie moeten worden opgeleverd. Voor controledoeleinden kan er in de eerste week van april een overzicht van alle cliënten en therapeuten worden geleverd aan het zorgkantoor, zoals deze staan geregistreerd binnen CAVP.
Waar meld ik mij met vragen/klachten?
Het is voor de NVVP en de NAU van groot belang dat er economisch omgesprongen wordt met de tijd en dat u met uw vragen op de juiste plek terecht komt.
Kijk ook op de website van de NVVP (www.nvvp.nl) voor uitleg en de juiste formulieren.
Geen cliënten doorverwijzen naar de helpdesk van de NAU
Therapeuten en zorgkantoren mogen cliënten niet doorverwijzen naar de helpdesk. De helpdesk heeft de afgelopen tijd een aantal vragen gekregen van cliënten die doorverwezen waren door hun therapeut of het zorgkantoor. Aan cliënten wordt echter geen informatie verstrekt.
- Heeft u administratieve vragen die betrekking hebben op declaraties en/of facturen dan kunt u zich wenden tot ons administratiekantoor, de NAU.
N.A.U.
Postbus 433
9400 AK Assen
Telefoonnummer: 0592-303131
Fax: 0592-303101
Website: www.nau.nl
E-mail: mailto:[email protected]
De helpdesk is tot 1 maart 2005 bereikbaar op werkdagen tussen 13.30 en 15.30.
Houdt u er rekening mee dat u ruim van te voren uw vragen stelt, zodat de NAU deze nog voor 1 maart kan afhandelen?
- Heeft u andere vragen bijvoorbeeld over regelingen of beleid dan kunt u zich wenden tot de NVVP
NVVP Maliebaan 50b
3581 CS Utrecht
Telefoonnummer: 030-2364338
Fax: 030-2364329
Website: www.nvvp.nl
E-mail: mailto:[email protected]
Het secretariaat is bereikbaar op maandag, dinsdag en woensdag van 9.00 tot 13.00 uur, en op donderdag van 9.00 tot 17.00 uur.
- Heeft u vragen over uw contract dan dient u zich rechtstreeks tot uw Zorgkantoor (contractverstrekker) te wenden. Met hen dient u afspraken te maken over het tarief en het aantal jaarlijks door hun te vergoeden behandelingen.
20 januari 2005
Werkgroep Dataverkeer NVVP